2013

The development of „QR Tagging“ – a smart approach to assign Photos to People

Ideation, Concept, Agile Product Management

Status quo

2011 standen wir vor einer Herausforderung. Das fotograf.de Onlineshop System wurde hauptsächlich von Eventfotografen genutzt. Im Anschluss haben sie die Fotos (meist tausende) in ein Album hochgeladen. Gäste konnten sich mit einem Kennwort einloggen, ihre Fotos heraussuchen und bestellen. Am besten funktionierte der Foto-Verkauf bei Abibällen – 4000 Euro und mehr pro Ball waren keine Seltenheit.

Es sprach sich herum und schon bald entstand unser Hauptumsatz durch Abibälle. Allerdings sind Abibälle saisonal und so hatten wir in den Sommermonaten hohe Umsatz-Peaks, während es in anderen Monaten wieder abflachte. Schließlich bestand unser Geschäftsmodell aus einer Provision für Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung und Versand der Foto-Produkte.

Kindergarten- und Schulfotografie als Chance für fotograf.de

Wir waren also auf der Suche nach weiteren Bereichen der Fotografie, in denen das Geschäftsmodell auf dem Verkauf von Fotos basiert – sich aber nicht auf wenige Monate im Jahr beschränkt. In Betracht zogen wir die “Newborn” Fotografie, Hochzeitsfotografie, Studiofotografie, Sportfotografie, Kindergarten- und Schulfotografie.

Nach vielen Interviews mit Fotografen und Marktanalysen legten wir uns auf die Kindergarten- und Schulfotografie fest. Jedes Kind in Deutschland und auch in anderen Ländern, wird ein bis zweimal pro Jahr in der Einrichtung fotografiert. Verkauft werden dann üblicherweise Mappen mit einem vom Fotografen ausgewählten Porträtfoto in verschiedenen Ausführungen (Passbild, Abzüge, Sticker, etc) und einem Gruppenfoto. Fotografiert wird das ganze Jahr über –  das Marktvolumen ist enorm.

Der Markt für Kindergarten und Schulfotografie wurde größtenteils von wenigen Unternehmen dominiert, denn die Produktion und das Verteilen von Mappen ist komplex. Außerdem stellt es ein finanzielles Risiko dar. Schließlich werden die Mappen für alle Kinder produziert, ohne Garantie, dass die Eltern diese auch kaufen. Die Einstiegshürde für einzelne Fotografen war daher hoch.

Falls wir es schaffen sollten, die Einstiegshürde zu reduzieren und die entsprechenden Werkzeuge bereitzustellen, wären alle Fotografen in der Lage, Kindergarten und Schulfotografie anzubieten. So setzen wir uns genau das zum Ziel. Denn wir glaubten (und glauben immer noch) fest daran, dass sich dadurch eine neue Dynamik entwickeln wird und Fotografen ihre Produktionen moderner und kreativer gestalten werden – schließlich profitieren sie persönlich an ihrer Arbeit.

Vorbereitung und Recherche

Der Prozess der Kindergarten- und Schulfotografie hat viele Beteiligte. Fotografen, Eltern, Erzieher, Kinder, Lehrer, Sekretariat und dergleichen. All diese Personen müssen wir im Blick behalten. Zu Beginn stellten wir den Fotografen in den Mittelpunkt unserer Überlegungen. Fotografen müssen das System zunächst verstehen und es dann den Erziehern, Lehrern und Eltern mit allen Vorteilen “verkaufen”.

Mein Team und ich überzeugten daher einige ausgewählte Fotografen von unserer Idee. Wir waren zusammen vor Ort beim Fototag in der Einrichtung und dokumentierten die Abläufe. Zunächst die analogen und später haben wir mit ihnen auch die ersten digitalen Ideen gemeinsam ausprobiert.

Ideen haben wir in schnellen, iterativen Zyklen auf ihre Praxistauglichkeit getestet und entweder verworfen oder weiter verfolgt. Tests haben wir “manuell” durchgeführt oder lediglich kleine “Hacks” im bestehenden System eingebaut. Zum einen wussten wir ja noch nicht, wohin unsere Reise gehen wird und zum anderen waren unsere Entwicklungs-Ressourcen knapp. Vorteil: Mit diesem Ansatz konnten wir Hypothesen schnell validieren ohne den Geschäftsbetrieb zu stören.

Verbesserungspotenzial und Anforderung

Mich durchläuft regelmäßig ein Schauer, wenn ich heutzutage Unternehmen sehe, die sich der Digitalisierung ihrer Kernprozessen komplett verweigern. Und so war es bei dem alten Mappen Modell. Es hat so viele offensichtliche Nachteile:

Das Thema war also der ideale “Digitalisierungs-Kandidat”. Allerdings gibt es eine wichtige Anforderung: Nur die Eltern dürfen Zugang zu den Fotos ihrer Kinder erhalten.

Mit dem klassischen Mappen-Verkauf ist das offensichtlich kein Problem. Jede Mappe wird einfach einmal aufgeklappt und anhand der Fotos an die zugehörigen Eltern übergeben. Mit unserem Onlineshop System konnten wir diese Anforderung aber noch nicht komfortabel abbilden und leider gab es bisher auch sonst keine digitalen Ansätze, an denen wir uns orientieren konnten.

Ziele und Rahmenbedingungen

Nachdem wir unsere Erkenntnisse zusammengeführt hatten, definierten wir folgende Ziele:

Rahmenbedingung: Es soll möglich sein, dass Fotografen den Eltern bereits am Fototag eine Zugangs-Möglichkeit mitgeben können. Das wiederum bedeutet, dass die Foto-Serien der Kinder bereits vor Ort mit jeweils individuellen Zugangscodes verknüpft werden und diese Codes dann an die richtigen Eltern gelangen. Auch wenn hunderte Kinder am Tag fotografiert werden (Volume Photography). Gruppenfotos sollen für alle Kinder der Gruppe zugänglich sein und Freundschafts- und Geschwisterbilder nur für die abgebildeten Personen.

Ideenbildung

Nach einigen Brainstorming Sessions, entwickelten wir das Konzept “Zugangskarte” (welches auch heute hauptsächlich genutzt wird). Eine Zugangskarte enthält einen zufällig erstellten Zugangscode z.B. C5ZP3X. Der Fotograf druckt vor einem Fototag mindestens so viele Karten aus, wie es Kinder in der Einrichtung gibt. Zu Beginn sind die Zugangskarten noch keinem Kind zugeordnet. Das geschieht erst Vor Ort. Jede Fotoserie eines Kindes wird einer neuen Zugangskarte zugeordnet. Die Zugangskarte kann den Eltern dann direkt mitgegeben werden. Die große Frage war aber, wie wir die Zugangscodes den Fotos zuordnen?

In einer ersten Iteration setzten wir auf Barcodes. Jede Zugangskarte enthielt einen Barcode, welcher den für die Eltern lesbaren Zugangscode repräsentierte. Vor Ort kamen spezielle Barcode-Scanner zum Einsatz, die mit der Kamera verbunden wurden und die hinterlegten Zugangscodes in die Metadaten der Fotos gespeichert haben. Nach dem Hochladen der Fotos konnten die Zugänge anhand der Metadaten automatisch erstellt werden.

Der Ablauf mit den Barcode Scannern funktionierte vor Ort grundsätzlich gut und wir stellten die Idee einem erweiterten Kundenkreis vor. Wir erwarteten eine begeisterte Nachfrage dieser Lösung. Aber leider nahm das Projekt nicht so richtig fahrt auf. Was war das Problem?

Nach einigen Umfragen stellten wir fest, dass es an der neuen Hardware lag, die zum testen notwendig war. Damit Fotografen die neue Idee einmal ausprobieren konnten, mussten sie sich zuerst spezielle Hardware kaufen. Dabei haben sie sich jedoch noch nicht einmal entschieden, Kindergarten und Schulfotos online anzubieten. Zu viel Veränderung und dann auch noch neue Investitionen führten dazu, dass so gut wie jeder relevante Fotograf das Testen auf die lange Bank schob.

Wir mussten also eine Lösung entwickeln, die sofort und ohne spezielle Hardware ausprobiert werden konnte.

Die Lösung: QR Codes

Nach weiteren Workshops fanden wir eine Lösung – die sich die Eigenschaft von QR Codes zunutze macht. Üblicherweise werden QR Codes mit einem Smartphone eingescannt und öffnen die hinterlegte URL. Man spart sich also das “abtippen” und stellt sicher, dass man sich nicht “vertippt”.

QR Codes können allerdings auch anders eingesetzt werden. Einmal fotografiert wird die hinterlegte Information auf der Speicherkarte gespeichert, mit fortlaufender Bildnummer und Zeitstempel. Die Daten können dann zu einem späteren Zeitpunkt verarbeitet werden – automatisiert, mit verhältnismäßig geringen Rechenaufwand und frei verfügbarer Software. Mit diesem Ansatz entstand die Idee zum “QR Tagging”.

QR Tagging

Seit der Einführung von “QR Tagging” haben wir viele Teilaspekte verbessert und spezielle Funktionen hinzugefügt. Im Kern jedoch besteht das QR Tagging aus diesen drei Schritten:

  1. Zugangskarten drucken: Vorbereitend zum Fototag in einer Kita oder Schule druckt der Fotograf Zugangskarten aus. Mindestens so viele Karten wie Personen erwartet werden. Diese enthalten einen für die Eltern lesbaren Zugangscode und einen QR Code, in dem selbiger Zugangscode enthalten ist. Erstellt werden die Zugangskarten als PDF im fotograf.de Administrationsbereich.
  2. Mit Zugangskarten fotografieren: Vor Ort fotografiert der Fotograf jeweils eine neue Zugangskarte vor der Fotoserie eines Kindes. Direkt im Anschluss legen die Erzieher die Kennwortkarte in das Fach des Kindes – für die Eltern. Oder geben es den Kindern mit (in der Schule). Um Verwechslungen zu vermeiden, werden häufig die Namen des Kindes notiert.
  3. Upload und QR Code Erkennung: Anschließend lädt der Fotograf alle Fotos in derselben Reihenfolge hoch. Die Fotos mit den QR Codes werden erkannt und alle nachfolgenden Fotos dem entsprechenden Zugangscode zugeordnet. Eltern erhalten so Zugriff auf die Fotos ihrer Kinder.

Gruppenfotos werden markiert und sind für alle Eltern der Gruppe verfügbar. Für Freundschaftsfotos können zuvor mehrere QR Codes fotografiert werden. Dadurch sind die Fotos dann auch für alle “Freunde” verfügbar.

Fazit

Das QR Tagging ist mittlerweile fester Bestandteil von fotograf.de & GotPhoto. Tausende Fotografen nutzen es für ihre Aufträge, in einem Markt in dem weltweit jährlich viele Milliarden Euro bzw. Dollar umgesetzt werden. Entscheidend für den Erfolg des Projekts war sicherlich das ausgeklügelte System – aber auch die einfache Usability und eine spannende User Experience (UX). Denn mit jeder Verbesserung stieg die Benutzung und Zufriedenheit unserer Kunden (NPS).

Keywords: Digitalization, Creative Problem Solving, Short Product Development Cycles, Iterative Product Releases, Business-Hypothesis-Driven Experimentation, Design Thinking, Ideation, UX, QR Tagging

David Bühn